Thủ tục nhập khẩu chính ngạch là một trong những bước quan trọng giúp doanh nghiệp đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam một cách hợp pháp, minh bạch và ổn định. Tuy nhiên, trên thực tế, chỉ một sai sót nhỏ trong mã HS, chứng từ, C/O hoặc khai báo hải quan cũng có thể khiến lô hàng bị giữ tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, DEM/DET, thậm chí bị xử phạt hành chính.
Đối với doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, các lỗi này rất dễ xảy ra. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp 6 lỗi phổ biến khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch, hậu quả thường gặp và cách xử lý để doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình thông quan hàng hóa.
NỘI DUNG BÀI VIẾT
1. Áp Sai Mã HS Code Khi Làm Thủ Tục Nhập Khẩu
Cách Xử Lý Khi Bị Hải Quan Bắt Lỗi Mã HS
2. Sai Lệch Thông Tin Trên Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu
Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Gồm Những Gì?
Cách Xử Lý Khi Phát Hiện Sai Chứng Từ
3. Lỗi Liên Quan Đến Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ C/O
C/O Có Vai Trò Gì Trong Nhập Khẩu Chính Ngạch?
4. Khai Báo Sai Trị Giá Hải Quan Và Bị Tham Vấn Giá
Nguyên Nhân Doanh Nghiệp Bị Tham Vấn Giá
Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Khi Tham Vấn Giá
Kết Quả Có Thể Xảy Ra Sau Tham Vấn Giá
5. Bỏ Quên Hoặc Làm Sai Thủ Tục Kiểm Tra Chuyên Ngành
Những Nhóm Hàng Thường Phải Kiểm Tra Chuyên Ngành
Hậu Quả Khi Thiếu Kiểm Tra Chuyên Ngành
Cách Xử Lý Khi Đã Lỡ Nhập Hàng Về
Vì Sao Doanh Nghiệp Bị Trễ Hạn Khai Báo?
Cách Phòng Tránh Lỗi Khi Làm Thủ Tục Nhập Khẩu Chính Ngạch
Câu Hỏi Thường Gặp Về Thủ Tục Nhập Khẩu Chính Ngạch
Doanh nghiệp thường gặp lỗi khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch vì quy trình nhập khẩu liên quan đến nhiều bên khác nhau như nhà cung cấp nước ngoài, hãng tàu, đơn vị logistics, ngân hàng, cơ quan cấp C/O và hải quan.
Ngoài ra, mỗi nhóm hàng lại có chính sách quản lý riêng. Có hàng chỉ cần khai báo hải quan thông thường, nhưng cũng có hàng bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, chứng nhận hợp quy hoặc công bố sản phẩm trước khi được thông quan.
Nếu doanh nghiệp không kiểm tra kỹ mã HS, chính sách mặt hàng và bộ chứng từ trước khi hàng về cảng, nguy cơ phát sinh lỗi là rất cao.
6 Lỗi Phổ Biến Khi Làm Thủ Tục Nhập Khẩu Chính Ngạch
Trong thực tế, nhiều lô hàng bị chậm thông quan không phải do hàng hóa có vấn đề, mà do sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và khai báo.
Việc nhận diện trước các lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí và chủ động hơn khi làm việc với hải quan.
Dưới đây là 6 lỗi phổ biến cần đặc biệt lưu ý.
Mã HS Code là mã phân loại hàng hóa dùng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Mã HS là căn cứ quan trọng để xác định thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, chính sách quản lý chuyên ngành và các yêu cầu giấy phép liên quan đến từng loại hàng hóa.
Vì vậy, việc áp sai mã HS là một trong những lỗi nghiêm trọng nhất khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch.
Nộp thiếu thuế nhập khẩu hoặc thuế giá trị gia tăng
Bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp
Nộp thừa thuế, gây thiệt hại dòng tiền
Bị thiếu giấy phép nhập khẩu hoặc chứng nhận chuyên ngành bắt buộc
Hàng hóa bị giữ lại để kiểm tra, xác minh hoặc phân tích phân loại
Có nguy cơ bị xử phạt nếu bị xác định khai báo sai
Ví dụ, cùng là một mặt hàng máy móc nhưng tùy công dụng, cấu tạo và thông số kỹ thuật, mã HS có thể khác nhau. Nếu doanh nghiệp chỉ dựa vào tên hàng chung chung trên invoice mà không kiểm tra catalogue, rất dễ khai sai mã.
Nếu hải quan xác định mã HS doanh nghiệp khai chưa phù hợp, doanh nghiệp có thể xử lý theo hai hướng.
Trường hợp doanh nghiệp đồng ý với mã HS do hải quan đề xuất, cần làm công văn giải trình, điều chỉnh mã HS, nộp bổ sung thuế và tiền chậm nộp nếu có.
Trường hợp doanh nghiệp không đồng ý, có thể đề nghị đưa hàng đi phân tích phân loại tại cơ quan có thẩm quyền để có kết luận chính thức. Kết quả phân tích phân loại sẽ là căn cứ quan trọng để xác định mã HS phù hợp cho lô hàng.
Bộ chứng từ nhập khẩu là cơ sở để doanh nghiệp khai báo hải quan và làm thủ tục thông quan hàng hóa. Một bộ chứng từ cơ bản thường gồm:
Hợp đồng mua bán ngoại thương
Commercial Invoice
Packing List
Bill of Lading hoặc Air Waybill
C/O nếu có
Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật
Giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện quản lý
Các chứng từ này cần thống nhất với nhau về tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, tên công ty, địa chỉ và thông tin vận chuyển.
Doanh nghiệp thường gặp các lỗi như:
Sai tên công ty hoặc địa chỉ doanh nghiệp
Số lượng hàng trên invoice không khớp với packing list
Trọng lượng gross weight và net weight không thống nhất
Mô tả hàng hóa trên invoice khác với vận đơn
Điều kiện Incoterms trên hợp đồng khác với invoice
Sai số container, số seal hoặc số vận đơn
Sai lỗi chính tả trên C/O, invoice hoặc packing list
Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung, làm chậm tiến độ thông quan.
Nếu phát hiện sai trước khi hàng cập cảng, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp hoặc hãng tàu chỉnh sửa và phát hành lại chứng từ ngay. Việc sửa sớm giúp hạn chế rủi ro phát sinh khi truyền tờ khai.
Nếu phát hiện sai sau khi hàng đã về hoặc sau khi đã truyền tờ khai, doanh nghiệp cần thực hiện khai sửa đổi, bổ sung tờ khai hải quan. Đồng thời, cần chuẩn bị bộ chứng từ đã được chỉnh sửa, có xác nhận từ bên phát hành chứng từ để nộp cho cơ quan hải quan khi được yêu cầu.
Giấy chứng nhận xuất xứ C/O là chứng từ xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Trong nhiều trường hợp, C/O giúp doanh nghiệp được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do.
Tuy nhiên, C/O cũng là một trong những chứng từ dễ bị sai và dễ bị hải quan từ chối nếu không đáp ứng đúng quy định.
Một số lỗi phổ biến gồm:
Sử dụng sai mẫu C/O
Thiếu dấu hoặc chữ ký hợp lệ từ cơ quan cấp
Sai tiêu chí xuất xứ
Mô tả hàng hóa trên C/O không khớp với invoice
Số invoice hoặc ngày invoice sai
Ngày cấp C/O không phù hợp với thời điểm xuất khẩu
Không thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết theo mẫu C/O tương ứng
Khi C/O bị bác, doanh nghiệp có thể không được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt và phải nộp thuế theo mức thông thường, làm tăng chi phí nhập khẩu.
Nếu C/O có lỗi nhỏ và có thể bổ sung, doanh nghiệp nên làm việc ngay với nhà cung cấp để xin cấp lại hoặc điều chỉnh C/O.
Trong trường hợp cần lấy hàng gấp để tránh phát sinh chi phí lưu bãi, doanh nghiệp có thể cân nhắc nộp thuế theo mức thông thường trước để thông quan. Sau đó, nếu bổ sung được C/O hợp lệ trong thời hạn và điều kiện được phép, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục hoàn thuế phần chênh lệch theo quy định.
Lưu ý, quy định về việc bổ sung C/O có thể phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng hiệp định và quy định hiện hành. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi thực hiện.
Tham vấn giá hải quan là quá trình cơ quan hải quan yêu cầu doanh nghiệp giải trình, chứng minh trị giá khai báo của hàng hóa nhập khẩu. Trường hợp này thường xảy ra khi giá khai báo thấp hơn mức tham chiếu hoặc có dấu hiệu chưa phù hợp với dữ liệu quản lý rủi ro của hải quan.
Doanh nghiệp có thể bị đưa vào diện tham vấn giá khi:
Giá khai báo thấp bất thường so với mặt hàng cùng loại
Hồ sơ thanh toán không rõ ràng
Invoice thể hiện giá không phù hợp với điều kiện giao dịch
Không có đủ chứng từ chứng minh giá mua thực tế
Doanh nghiệp khai thiếu các khoản phải cộng vào trị giá hải quan
Hợp đồng, invoice và chứng từ thanh toán không thống nhất
Để chứng minh trị giá khai báo là hợp lý, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
Hợp đồng ngoại thương
Commercial Invoice
Packing List
Chứng từ thanh toán quốc tế như T/T, L/C
Email đàm phán giá với nhà cung cấp
Báo giá hoặc bảng giá từ nhà sản xuất
Chứng từ vận tải quốc tế
Chứng từ bảo hiểm nếu có
Tài liệu chứng minh chương trình giảm giá hoặc chính sách giá đặc biệt nếu có
Nếu doanh nghiệp chứng minh được giá khai báo là giá giao dịch thực tế, hải quan có thể chấp nhận trị giá khai báo ban đầu.
Nếu hồ sơ không đủ cơ sở chứng minh, hải quan có thể bác bỏ trị giá khai báo và xác định lại trị giá tính thuế. Khi đó, doanh nghiệp phải nộp bổ sung thuế và có thể bị xử lý theo quy định nếu có sai phạm.
Kiểm tra chuyên ngành là thủ tục bắt buộc đối với một số nhóm hàng nhập khẩu thuộc diện quản lý của các bộ, ngành. Tùy từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, chứng nhận hợp quy hoặc công bố sản phẩm trước khi được thông quan.
Một số nhóm hàng thường gặp gồm:
Thực phẩm
Mỹ phẩm
Thiết bị y tế
Hóa chất
Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng
Thiết bị phát sóng, thiết bị viễn thông
Đồ chơi trẻ em
Sản phẩm điện, điện tử
Hàng nông sản, động vật, thực vật
Sản phẩm thuộc diện kiểm tra chất lượng nhà nước
Đây là nhóm lỗi rất nghiêm trọng vì nếu hàng đã về cảng nhưng chưa chuẩn bị giấy phép hoặc hồ sơ kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp có thể bị kẹt hàng trong thời gian dài.
Doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề như:
Không mở được tờ khai hoặc không được thông quan
Hàng bị lưu tại cảng, kho, bãi
Phát sinh chi phí DEM/DET theo từng ngày
Trễ tiến độ giao hàng cho khách
Bị phạt nếu nhập khẩu hàng không đáp ứng điều kiện quản lý
Khai báo hải quan trễ hạn thường xảy ra khi doanh nghiệp không theo dõi sát lịch tàu, chưa nhận đủ chứng từ từ nhà cung cấp, hoặc phát hiện lỗi chứng từ nhưng xử lý quá chậm.
Một số doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu cũng dễ bị động vì chưa nắm rõ thời hạn mở tờ khai, thời điểm hàng đến cửa khẩu và quy trình chuẩn bị hồ sơ.
Khi khai báo hải quan quá thời hạn quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính. Ngoài ra, việc chậm mở tờ khai còn khiến hàng hóa nằm tại cảng lâu hơn, làm tăng chi phí lưu container, lưu bãi và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.
Nếu đã quá thời hạn khai báo, doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan hải quan để lập biên bản, thực hiện nghĩa vụ nộp phạt nếu có và tiếp tục hoàn thiện hồ sơ thông quan.
Điều quan trọng là cần xử lý nhanh để không làm phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi.
Để hạn chế rủi ro trong quá trình nhập khẩu, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:
Kiểm tra mã HS trước khi ký hợp đồng
Xác định chính sách mặt hàng và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
Yêu cầu nhà cung cấp gửi bản nháp chứng từ trước khi phát hành chính thức
Đối chiếu invoice, packing list, vận đơn và C/O trước khi hàng về
Chuẩn bị hồ sơ chứng minh trị giá giao dịch
Theo dõi lịch tàu, thời gian hàng đến và thời hạn mở tờ khai
Làm việc với đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan có kinh nghiệm nếu hàng phức tạp
Việc chuẩn bị kỹ từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh các rủi ro phát sinh không đáng có.
Doanh nghiệp cần xác định mã HS của hàng hóa, sau đó đối chiếu với chính sách quản lý chuyên ngành do các bộ, ngành ban hành. Nên kiểm tra bước này trước khi ký hợp đồng để tránh trường hợp hàng về cảng nhưng chưa có giấy phép hoặc hồ sơ kiểm tra cần thiết.
Có. Nếu mã HS khai báo làm thay đổi thuế suất hoặc chính sách quản lý hàng hóa, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt tùy theo tính chất, mức độ sai sót.
Tùy từng lỗi và quy định của mẫu C/O tương ứng, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh hoặc xin cấp lại C/O. Tuy nhiên, không phải mọi lỗi đều được chấp nhận sửa, vì vậy cần kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ.
Việc bên nào chịu chi phí DEM/DET phụ thuộc vào nguyên nhân gây lỗi và điều kiện giao hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu lỗi do nhà cung cấp gửi sai hoặc gửi chậm chứng từ, doanh nghiệp có thể thương lượng hoặc khiếu nại để yêu cầu hỗ trợ chi phí phát sinh.
Không nên. Khai giá thấp hơn thực tế có thể khiến doanh nghiệp bị tham vấn giá, truy thu thuế, xử phạt và ảnh hưởng đến lịch sử tuân thủ hải quan. Doanh nghiệp nên khai đúng trị giá giao dịch thực tế và chuẩn bị đầy đủ chứng từ chứng minh.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng ngoại thương, invoice, packing list, vận đơn, thông tin mã HS, chính sách mặt hàng, giấy phép nếu có, chữ ký số, tài khoản khai báo hải quan và kế hoạch thanh toán quốc tế. Nếu chưa có kinh nghiệm, nên nhờ đơn vị chuyên môn kiểm tra hồ sơ trước khi hàng về.
Thủ tục nhập khẩu chính ngạch đòi hỏi sự chính xác trong từng khâu, từ xác định mã HS, kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan đến xử lý các yêu cầu chuyên ngành. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hàng hóa bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.
Với kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và thủ tục hải quan, Minh Hải Logistics hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ, tư vấn mã HS, xử lý chứng từ, khai báo hải quan và giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình nhập khẩu.
Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch, hãy liên hệ Minh Hải Logistics để được tư vấn và hỗ trợ xử lý nhanh chóng, đúng quy định, tối ưu chi phí.
